Как внедряется СЭД

Условно процесс внедрения этой системы делят на 7 этапов. На первой стадии определяются задачи СЭД. Обычно эта система внедряется, чтобы сократить расходы, снизить нагрузку на отделы и т.д. Далее следует выполняется анализ имеющейся системы делопроизводства. Потребуется оценка находящихся в обороте документов, принятого регламента делопроизводства, правил регистрации документации и т.д. На основании этой информации определяются требования, которым должен соответствовать электронный документооборот.

На третьем этапе нужно оптимизировать делопроизводство. Если в компании нет определенного порядка работы с документацией, то необходимо создать соответствующие регламенты.

Далее создается проект системы. В нем должны предусматриваться следующие нюансы: правила работы с электронными документами, порядок согласования, маршруты документации и т.д. После этого дорабатывается ПО, требуемое конкретной компании.

После доработки начинается внедрение ЭДО в работу предприятия. На этой стадии создаются все требуемые аккаунты, а также устанавливается и настраивается программное обеспечение. Дополнительно потребуется налаживание связей между пользователями и формирование уровней доступа.

Последней стадией внедрения является обучение персонала компании работе в системе электронного документооборота. Для этого потребуется разработка инструкций и алгоритмов работы. Дополнительно нужно разработать правила применения электронной подписи.

Остается добавить, что внедрение СЭД позволит повысить эффективность труда сотрудников, сократить расходы компании, значительно уменьшить влияние человеческого фактора и повысить лояльность контрагентов.