В процессе деятельности любого субъекта хозяйствования, юридического или физического лица, создается множество различных документов, в основном бухгалтерских. Учитывая их значимость, на компании и предпринимателей возложена обязанность их обязательного хранения в течение установленных законодательством сроков и создания специальных условий для этого.

В соответствии с ФЗ «О Бухгалтерском учете» (от 6.12.2011 г. № 402-ФЗ) за организацию хранения бухгалтерских документов отвечает руководитель фирмы и индивидуальный предприниматель (если он ведет бухгалтерский учет). Закон устанавливает, что бухгалтерская отчетность и документы, на основании которых она формируется (первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета), должны храниться не менее пяти лет после завершения отчетного периода.

В отношении документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, Налоговым Кодексом (статья 23, п.1.8) установлен четырехлетний срок хранения. Это касается всех документов, подтверждающих получение доходов и осуществление расходов, уплату и удержание налогов. Это общее правило, однако есть и исключения. Например, если налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения («Доходы минус расходы»), уменьшает налоговую база на сумму убытка, полученного в предыдущем периоде, то он обязан хранить документы, связанные с этим убытком до 10 лет.

Субъекты хозяйствования должны не только обеспечить хранение всех указанных документов в течение определенного законодательством срока, но и защитить их от изменений. За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность: значительные штрафы грозят не только должностным лицам, но и предприятию.

Правила хранения документации

Хранение документации в бухгалтерии должно обеспечивать:

- сохранность документов в надлежащем виде в течение установленного срока;

- невозможность заполучения и использования документации сторонними лицами;

- оперативный доступ к документации по мере необходимости.

Для соблюдения вышеуказанных условий документация определяется на хранение в архивные шкафы. Оборудование должно иметь соответствующую сертификацию. В качестве иллюстрации можно привести модель металлического шкафа Практик М-18 на 60 папок типа «Корона»: перейти на карточку, посмотреть фото и характеристики.

При наличии документации в электронном виде следует создать резервную копию на внешнем носителе (флеш-диске, внешнем или DVD-диске) и определить ее на хранение в течение соответствующего срока в бухгалтерский шкаф, предназначенный для хранения электронных носителей информации.

Хранение архивной документации, согласно Федеральному закону №125 (часть 2 статья 13 и часть 4 статья 18), возможно в рамках государственного или муниципального архива, а также в собственном архиве компании, организованном в соответствии со следующими правилами:

- архив должен располагаться в отдельном помещении, оснащенном металлической дверью и оконными металлическими решетками;

- архивное оборудование должно обеспечивать сохранность документации в соответствии с нормативными сроками и требованиями (часть 1, статьи 15 и 17 Федерального Закона №125).